Facturación Electrónica en Ecuador
Es la emisión y envío de comprobantes fiscales (facturas, notas de crédito, retenciones, guías) en formato digital, autorizados y validados por el SRI. Reemplaza la factura en papel manteniendo su validez legal.
Obliga a los contribuyentes del IVA a emitir y entregar factura o boleta de venta en cada operación gravada. En otras palabras, todo vendedor formal debe facturar a sus clientes, incluso si la tarifa es cero.
Por ley tributaria (Ley de Desarrollo Económico) se decretó obligatoriedad desde el 29 de noviembre de 2022 para la mayoría de contribuyentes. Antes de esa fecha, el SRI había incorporado progresivamente a sectores específicos mediante resoluciones entre 2013-2018.
Todos los contribuyentes con RUC excepto los negocios populares RIMPE (ingresos
Para ventas al consumidor final, el emisor puede expedir factura electrónica o uso libre (boleta) electrónica. En todo caso, si el cliente la pide, el vendedor debe entregarla.
Se requiere un certificado digital obtenido de una entidad autorizada (públicas o privadas). En Ecuador ofrecen el servicio el Banco Central, el Consejo de la Judicatura, el Registro Civil, entre otros. Con él se firma cada factura.
Tras emitirla, la factura electrónica debe transmitirse al SRI en línea dentro de los días hábiles establecidos (actualmente hasta 4 días). Si se emite en la semana 1, puede transmitirse hasta la semana 2, por ejemplo.
Deben generarse en formato XML acorde a los esquemas (XSD) del SRI. Incluyen campos como número de factura, RUC del emisor y receptor, detalle de bienes/servicios, valores netos y de IVA.
El SRI asigna un código único a cada factura (similar al CUFE en Colombia), que valida la firma electrónica. Luego autoriza o rechaza el comprobante en tiempo real. Solo se considera válida cuando recibe esa autorización previa.
Ahorro en papel y tiempo, mayor seguridad (baja probabilidad de falsificación) y procesos administrativos más rápidos. Además, se mejora la imagen empresarial al ser un proceso moderno, y se puede entregar instantáneamente la factura al cliente por email.
Sí. El SRI dispone de un "Facturador Electrónico Gratuito" en línea (accesible con clave de SRI) que cumple las funciones de generar, firmar y enviar la factura. Es útil para PYMES y personas naturales.
En la página web del SRI existe una sección de Facturación Electrónica con manuales técnicos y guías básicas. También hay tutoriales en video publicados por el SRI.
Se pueden aplicar sanciones tributarias: multas económicas proporcional al nivel del contribuyente por cada comprobante omitido. Además, se pierde el derecho a crédito fiscal del IVA de dicha operación.
Sí, mediante notas de crédito o débito electrónicas que deben emitirse conforme a norma. La anulación literal de una factura solo se hace si aún no fue utilizada.
Deben conservarse digitalmente por al menos 7 años (o más según tipo de contribuyente). Pueden guardarse en archivos cifrados o en la nube con seguridad, manteniendo la integridad del XML y su representación impresa (RIDE).
Es la representación gráfica de la factura electrónica (PDF/impreso) que se puede entregar al cliente como copia física. No reemplaza el documento electrónico original, pero es un formato amigable de consulta.
Es un reporte tributario anual donde se registran compras y ventas. Con la facturación electrónica, las ventas quedan registradas automáticamente y se exonera la obligación de reportarlas en el ATS para IVA.
El comercio B2G (business-to-government) también exige factura electrónica. En Ecuador, la Ley de Contratación Pública exige facturación digital en la mayoría de casos y se usan formatos especiales (e.g. por servicios excepcionales). Las entidades públicas no deben exigir comprobantes físicos a proveedores.
Los comerciantes informales aún pueden usar notas de venta físicas hasta cierto límite de ingresos (RIMPE). El SRI proyecta crear un sistema de notas de venta electrónicas para ellos, equiparable a una factura simplificada.
Ecuador está al nivel de líderes latinoamericanos: al igual que Chile y México exige factura electrónica universal (100% de empresas), y al estilo de Colombia requiere validación previa por la autoridad. Aún se diferencia en detalles de implementación, pero el objetivo regional es común: transparencia fiscal total.
Sí. Todas las ventas, incluidas exportaciones de bienes y servicios, deben documentarse con comprobantes electrónicos y se gestionan como operaciones exoneradas de IVA.
En Ecuador, dado el carácter de validación previa, la factura se considera emitida solo tras su aprobación por parte del SRI. El receptor recibe una copia notificada por correo. Si un comprador rechaza el documento, se puede corregir vía nota de crédito y emitir uno nuevo.
La Guía de Remisión Electrónica (GR) acompaña la carga. Debe generarse electrónicamente con datos del envío y se vincula a la factura correspondiente. Esto permite al SRI rastrear la movilidad de mercancías en tiempo real.
Las empresas pueden contratar software privado homologado por el SRI para emitir facturas. Este proveedor debe cumplir con los estándares del SRI y puede ofrecer funciones avanzadas (contabilidad integrada, almacenamiento cloud).
Sí, la normativa contempla comprobantes electrónicos para donaciones, reembolsos de gastos, facturas de retención y otros documentos tributarios. Estos también se generan bajo el esquema electrónico cuando aplican.
El contribuyente solo puede descontar el IVA de compras si este aparece validado en una factura electrónica emitida por el proveedor. Por tanto, solicitar siempre facturas legítimas es esencial para no perder el crédito tributario, como establece el art. 66 LRTI.
Además del formato XML correcto, las facturas deben mantener la firma electrónica vigente. Se aconseja usar sistemas que generen copia de seguridad de todos los XML firmados para evitar pérdida de datos.
Las PYMES reducen sus costos de gestión (menos papel, mensajería) y ganan mayor rapidez en sus procesos contables. Pueden usar el Facturador gratuito del SRI o plataformas económicas para emitir facturas con validez fiscal. Algunos gobiernos locales han señalado incrementos de recaudación tras estos cambios, atribuidos en parte a mayor formalidad de las PYMES.
Para muchos, el primer desafío es tecnológico (adquirir y aprender el software correcto) y cultural (cambiar hábitos de trabajo). A nivel general, el reto es garantizar seguridad informática: proteger la firma digital y los datos de factura contra ataques.
Que el sistema se vuelva aún más integrado: por ejemplo, podría conectarse directamente con plataformas de pago móvil o con el sistema financiero para validar pagos automáticamente. También se anticipa que pronto se extienda a transacciones pequeñas aún no cubiertas y se use inteligencia artificial para agilizar devoluciones y auditorías electrónicas.